Faculdade de Ciência da Informação
Diplomática e Tipologia Documental
Professor Dr. André Porto Ancona Lopez
Alunas: Kiane Rezende
Lara Lins
Brasília, fevereiro de 2011.
Alunas: Kiane Rezende
Lara Lins
Brasília, fevereiro de 2011.
INTRODUÇÃO
O Centro Acadêmico é a
“entidade que representa os estudantes de um mesmo curso e possibilita a discussão sobre os problemas e desafios, gerais ou específicos, no interior dele. Cabe ao CA desenvolver as lutas locais e promover a integração dos estudantes através de atividades culturais e acadêmicas. Cabe também representar nos fóruns gerais do movimento estudantil da instituição os estudantes do curso e realizar o diálogo com as entidades gerais (DCE, UEE, UNE e Executivas). Realizam eleições, anuais ou bienais, e também assembleias gerais do curso. Podem assumir a forma de DA (diretório acadêmico), representando os estudantes de mais de um curso ou faculdade dentro da Universidade” (UNE).
Com a clara missão de integrar e representar os estudantes, o Centro Acadêmico de Arquivologia da Universidade de Brasília, a exemplo de tantos outros pelas universidades brasileiras, desenvolve diversas atividades a fim de viabilizar sua missão.
Como uma entidade autônoma e sem fins lucrativos, o CAArq UnB desenvolve atividades não-acadêmicas, tais como a realização de festas, com a finalidade de integrar os estudantes e também de levantar recursos para sua manutenção, viabilizando, assim, a realização de atividades acadêmicas, como palestras, workshops, participação de estudantes em encontros e congressos.
Representando o corpo discente nas instâncias superiores da universidade e do movimento estudantil, o CAArq UnB participa: das reuniões do Conselho da Faculdade de Ciência da Informação (FCI) e do Colegiado de Graduação de Arquivologia; das assembleias gerais dos estudantes da UnB. Em todas estas é reconhecido como a entidade de representação máxima dos estudantes do curso de Arquivologia da UnB, tendo direito a um voto em todas as deliberações nestas instâncias.
Para se articular, portanto, e tonar possível a realização das atividades supracitadas, o CAArq UnB realiza periódicas reuniões com os membros de sua diretoria, eleita anualmente em processo democrático, e assembleias gerais com os estudantes do curso.
Autorregulamentado internamente e submetido às regras da universidade, no exercício de suas atividades, o CAArq acumula diversos documentos, emitidos e recebidos, para, e de, dentro e fora da universidade.
Com funções bem definidas dentro das atividades que desenvolve para o alcance de sua missão, estes documentos são acumulados organicamente, organizados física e intelectualmente, guardados permanentemente ou eliminados conforme cumprem seus prazos precaucionais.
O CAARQ, O XIV ENEARQ, ALGUNS DOCUMENTOS E MUITA HISTÓRIA PRA CONTAR
A experiência estudantil acadêmica é cercada das mais diversas possibilidades de ampliação de conhecimento, seja este científico, cultural ou pessoal. Ensino, pesquisa e extensão permeiam nossa temporada na universidade, e podem ser vivenciados nos mais diversos contextos, muito, muito além da sala de aula.
Os encontros municipais, estaduais, regionais ou nacionais de estudantes são uns destes espaços extraclasse nos quais podemos adquirir e compartilhar conhecimento. Foi atrás desta vivência que estudantes de Arquivologia de todo o Brasil se encontraram na Universidade Federal Fluminense em julho último.
A décima quarta edição do Encontro Nacional de Estudantes de Arquivologia – XIV ENEARQ - aconteceu na cidade de Niterói, no Rio de Janeiro, e tinha como tema Arquivística contemporânea: olhares e perspectivas.
A um baixíssimo custo de inscrição, estudantes de Arquivologia de todos os lugares do país tiverem a possibilidade de experimentar, numa cidade diferente, o compartilhamento de conhecimento da área sob diversas perspectivas, bem como ampliar seu arsenal cultural, conhecendo pessoas com culturas diferentes e visitando atrações turísticas.
Palestras com nomes importantes da Arquivística no Brasil, apresentações de trabalhos de estudantes, grupos de trabalho, citytour e visitas guiadas ao Arquivo Nacional compuseram a programação do evento. Atividades culturais para a integração dos estudantes aconteceram em todas as noites dos cinco dias de evento.
Universitários, estagiários e não muito bem pagos, os estudantes da UnB se mobilizaram, articulados pelo CAArq UnB, para conseguir que a universidade custeasse o transporte para Niterói.
Da divulgação do evento, passando pelo contato com os estudantes interessados em ir ao encontro, à solicitação junto à universidade, muitos foram os documentos envolvidos na solicitação dos estudantes e longo seu trâmite.
Contaremos a labuta do centro acadêmico nesta empreitada e estudaremos, sob as perspectivas da Diplomática e da Tipologia Documental, os principais documentos envolvidos no processo de solicitação de auxílio à viagem e o trâmite[1] ao qual foram submetidos, cumprindo as regras da UnB para situações como estas.
A DIVULGAÇÃO
Quando a programação do XIV ENEARQ foi divulgada no site oficial do evento, definidas as datas de realização e as atividades a serem desenvolvidas nesses dias, a diretoria do CAArq UnB já se mobilizou para marcar a presença da UnB no evento.
Cartazes oficiais confeccionados e enviados pela comitiva organizadora do evento para o CAARQ UNB foram utilizados na divulgação do evento aos estudantes de Arquivologia.
Após maciça divulgação, feita não apenas com os cartazes mas também pela internet, via e-mail e blog do CAArq UnB, o centro acadêmico confeccionou alguns materiais de divulgação da caravana que pretendiam organizar para que a maior quantidade possível de estudantes interessados pudesse comparecer ao evento.
Os cartazes informavam aos estudantes a data de realização do evento, local e valor da inscrição, e solicitava aos interessados que enviassem, via e-mail, até determinada data estabelecida, seus nomes, telefones, número de matrícula na UnB, CPF e RG.
Análise Diplomática
Denominação do documento: Cartaz de divulgação da excursão
Denominação da espécie: cartaz
Data Tópica: Brasília – DF
Data Cronológica: não identificada
Gênero: textual
Suporte: papel
Formato: folha avulsa
Forma: original múltipla
Idioma: português
Signos especiais: Carimbo do CAARQ
Análise Tipológica
Denominação da espécie: cartaz
Denominação da tipologia documental: cartaz de divulgação
Entidade produtora: CAARQ
Entidade acumuladora: CAArq
Função: Divulgar a excursão para o XIV ENEArq
Trâmite: O cartaz foi produzido e divulgado pelo CAARQ e espalhado pelos murais e salas de aula da FCI para reunir interessados em participar da viagem que não tem possibilidade de pagar o transporte.
Duração do trâmite: indeterminada
Ordenação da série: Anual
Classificação 4.2.1.4 - material de divulgação
Os e-mails recebidos pelo CAARQ UnB geraram uma lista com as informações solicitadas aos estudantes.
Análise Diplomática
Denominação do documento: lista de alunos interessados em participar do XIV ENEARQ
Denominação da espécie: Lista
Data Tópica: Brasília – DF
Data Cronológica: não identificada
Gênero: textual
Suporte: papel
Formato: folha avulsa
Forma: original
Idioma: português
Signos especiais: não possui.
Análise Tipológica
Denominação da espécie: lista
Denominação da tipologia documental: lista de alunos interessados em participar de evento Entidade produtora: CAARQ
Entidade acumuladora: CAARQ
Função: Identificar e contabilizar os alunos interessados em participar do encontro de estudantes.
Trâmite: A lista foi gerada pelo CAArq e encaminhada, anexa ao memorando de solicitação, à FCI.
Duração do trâmite: não identificada
Ordenação da série: cronológica
Classificação 4.2.1.3 - - relação de inscritos -modelo de comprovante de participação em evento
A SOLICITAÇÃO
A lista com os dados dos estudantes interessados era o primeiro passo concreto para a entrada no pedido de solicitação de auxílio para o transporte até Niterói.
Seguindo as regras necessárias para entrar oficialmente com o pedido e fazê-lo tramitar, o CAArq UnB emitiu um memorando à FCI solicitando que a mesma fizesse o intermédio da solicitação junto as instancias competentes dentro da universidade, e anexou ao documento a lista com os dados dos estudantes interessados em participar do evento, bem como uma cópia do material de divulgação oficial do evento e a programação com as datas e horários das atividades.
Análise Diplomática
Denominação do documento: memorando n° 02/CAARQ-UNB
Denominação da espécie: memorando
Data Tópica: Brasília – DF
Data Cronológica: 07.06.2010
Gênero: textual
Suporte: papel
Formato: folha avulsa
Forma: original
Idioma: português
Signos especiais: carimbo de recebimento da FCI, assinatura e identificação do diretor do CA.
Análise Tipológica
Denominação da espécie: memorando
Denominação da tipologia documental: memorando de solicitação
Entidade produtora: CAArq
Entidade acumuladora: CAArq
Função: Solicitar meio de transporte e combustível para a participação dos alunos no ENEARQ.
Descrição: Memorando expedido pelo CAArq. Contém numeração, data tópica, data cronológica, a entidade produtora e receptora, assunto, assinatura e
Trâmite: O memorando foi produzido pelo Centro Acadêmico e encaminhado à FCI.
Duração do trâmite: 15 dias
Ordenação da série: Numeral.
Classificação (comunicações ou entãao cria um código em eventos pra solicitações à direção da FCI)
Análise Diplomática
Denominação do documento: Programação do XIV ENEARQ
Denominação da espécie: Programação
Denominação da espécie: Programação
Data Tópica: Brasília – DF
Data Cronológica: não identificada
Gênero: textual
Suporte: papel
Formato: folha avulsa
Forma: original
Idioma: português
Signos especiais: não possui
Análise Tipológica
Denominação da espécie: Programação
Denominação da tipologia documental: programação do ENEARQ
Denominação da tipologia documental: programação do ENEARQ
Entidade produtora: CAArq
Entidade acumuladora: CAArq
Função: Informar aos alunos e à FCI as atividades que serão realizadas no XIV ENEARQ.
Trâmite: A lista foi produzida divulgada pela UFF-UNIRIO e encaminhada ao CAARQ, que por sua vez, enviou, anexa ao memorando de solicitação, uma cópia à FCI.
Duração do trâmite: indeterminada
Ordenação da série: Cronológica
Classificação 4.2.1.1 - Plano do evento, programação
Análise Diplomática
Denominação do documento: flyer de divulgação do XVI ENEARQ
Denominação da espécie: flyer
Data Tópica: Brasília – DF
Data Cronológica: 15.05.2010
Gênero: textual
Suporte: papel
Formato: folha avulsa
Forma: original múltipla
Idioma: português
Signos especiais: Símbolo do XIV ENEArq
Análise Tipológica
Denominação da espécie: flyer
Denominação da tipologia documental: flyer de divulgação do ENEArq
Entidade produtora: UFF-UNIRIO
Entidade acumuladora: CAArq
Função: Divulgar o XIV ENEArq
Trâmite: O flyer foi produzido e divulgado pela UFF-UNIRIO e encaminhada ao CAARQ, que por sua vez, enviou, anexa ao memorando de solicitação, uma cópia à FCI para comprovação ...
Duração do trâmite: indeterminada
Ordenação da série: cronológica
Classificação 4.2.2
Os documentos originais emitidos pelo CAARQ UnB foram entregues à FCI, ficando o centro acadêmico com uma cópia de cada um.
A direção da FCI emitiu, então, um memorando para que o pedido dos estudantes pudesse tramitar oficialmente na universidade. Este documento era destinado ao Decanto de Assuntos Comunitários (DAC), órgão responsável por estas demandas na universidade.
Anexando ao memorando expedido ao DAC os documentos enviados pelo CAArq UnB, a direção da FCI protocolou o processo no sistema UnBDoc e o encaminhou ao decanato, entregando uma cópia do recibo ao centro acadêmico, comprovando que solicitação havia sido feita.
Passado o tempo necessário para avaliação, o pedido foi deferido e os estudantes puderam confirmar sua ida ao evento. Mas não estava findo o trâmite. O DAC deu despacho favorável ao pedido dos estudantes e encaminhou o processo à empresa que ofereceu o serviço pelo menor custo.
A soma da distância por trecho da viagem, ida e volta, seria 2364km. A universidade fechou contrato com uma empresa que levaria os estudantes à cidade fluminense em um ônibus com 42 lugares pelo valor de R$10,3mil.
Assinado contrato, liberado o pagamento e este lançado no sistema financeiro da universidade, o processo permanece na Diretoria a quem compete o pagamento e é hoje parte de seu arquivo.
A VIAGEM
Empolgados com a possibilidade de fazer uma viagem inesquecível, tanto pela experiência em si quanto pelo significado de vitória que tinha a universidade ter custeado uma viagem deste porte para os estudantes de Arquivologia, a festa começou ainda antes que o ônibus desse partida do estacionamento da UnB.
Longas 23h de viagem não foram capazes de desanimar a galera que, desde os primeiros momentos em Niterói, curtiu aquela viagem como poucos.
Alojados nas dependências do campus Gragoatá da UFF – com linda vista para a Baia de Guanabara e para a ponte Rio-Niterói – estudantes de Arquivologia de todo o país (ônibus de Vitória/ES, Florianópolis/SC, João Pessoa/PB, Salvador/BA, levaram estudantes destas cidades e também de Belo Horizonte/MG ao evento) viveram uma semana de grandes trocas e aprendizados. Das palestras e programação oficial do evento, aos perrengues com o tortuoso Restaurante Universitário da universidade anfitriã.
Em tarde de visita ao Arquivo Nacional, na cidade do Rio de Janeiro, o pessoal do centro acadêmico não se esqueceu dos colegas de curso que não puderam ir ao evento e decidiram lhes presentear com uma publicação do AN.
O CAARrq UnB comprou um livro para sortear quando retornassem a Brasília. Como bons arquivistas em formação e competentes diretores de centro acadêmico, pegaram na Livraria Schellenberg, no Arquivo Nacional, uma nota fiscal do livro adquirido.
Análise Diplomática
Denominação do documento: nota fiscal
Denominação da espécie: nota fiscal de compraData Tópica: Rio de Janeiro RJ
Data Cronológica: 22.07.2010
Gênero: textual
Suporte: papel
Formato: folha avulsa
Forma: original
Idioma: português
Signos especiais: Nome da Livraria, numeração
Análise Tipológica
Denominação da espécie: nota fiscal
Denominação da tipologia documental: flyer de compra
Entidade produtora: Livraria Schellemberg
Entidade acumuladora: CAArq
Função: Provar que o CA comprou um livro
Trâmite: No momento da compra a Livraria emite a nota para o CA
Duração do trâmite: imediata?
Ordenação da série: evento?choquei aqui agora, tem que ver se SÓ essas fora da UnB entram nos dossiês – se SIM, esquece toda a numeração (apaga aquela codificação) e deixa só dossiês mesmo e esquece aquilo tudo que eu coloquei lá;.
Classificação
Denominação da tipologia documental: flyer de compra
Entidade produtora: Livraria Schellemberg
Entidade acumuladora: CAArq
Função: Provar que o CA comprou um livro
Trâmite: No momento da compra a Livraria emite a nota para o CA
Duração do trâmite: imediata?
Ordenação da série: evento?choquei aqui agora, tem que ver se SÓ essas fora da UnB entram nos dossiês – se SIM, esquece toda a numeração (apaga aquela codificação) e deixa só dossiês mesmo e esquece aquilo tudo que eu coloquei lá;.
Classificação
Ao final, entre tantas atividades, muitos foram os documentos produzidos e recebidos. De anotações das palestras e grupos de trabalho, passando pelos tantos comprovantes de pagamento com cartão de crédito e de débito pelos bares e restaurantes da cidade, ao certificado de participação no evento.
Aproveitando tudo o que fosse possível na curta estadia perto da Cidade Maravilhosa, os estudantes voltaram exaustos e já não fizeram na volta no ônibus a mesma farra da ida.
A viagem ao Rio de Janeiro rende até hoje pelos corredores da Faculdade de Ciência da Informação boas lembranças e muitas risadas!
CONCLUSÃO
A realização deste trabalho significou, para nós, tanto a concretização de um desejo antigo de criar um canal de comunicação entre o Centro Acadêmico de Arquivologia, os alunos e os demais CAs que fosse dinâmico e de fácil acesso, como o desafio de colocar em prática diversos conceitos aprendidos durante todo o curso.
Montar um plano de classificação e aplicar em uma situação prática conceitos aparentemente simples que, até então, apenas haviam sido vistos sem uma contextualização muito bem definida foi muito mais trabalhoso do que imaginávamos, mas também mais gratificante e enriquecedor.
Apesar de este ser o trabalho final da disciplina de Diplomática e Tipologia Documental, não pode ser deduzido, apenas pela análise do trabalho em si, o quanto temos, agora, um maior entendimento prático dos conceitos de autenticidade, veracidade, trâmite, unicidade e tipologia, por exemplo. Nem o quanto compreendemos melhor o papel do arquivista, do pesquisador da área de arquivologia e o de um bom professor.
BIBLIOGRAFIA
ALMEIDA, Rafaela Augusta de; RODRIGUES, Ana Célia. Identificação de tipologias documetnais como parâmetro para avaliação de documentos contábeis. Artigo.pdf. Marília. Disponível em: <www.asocarchi.cl/DOCS/107.pdf> Acessado em: 26 de novembro e 2010.
Arquivo Nacional (Brasil). Dicionário brasileiro de terminologia arquivística. Rio de Janeiro: Arquivo Nacional, 2005.232p.; 30cm. – Publicações Técnicas; nº 51. P. 164.
BELLOTTO, Heloísa Liberalli. Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado, 2002. (Projeto como fazer; v.8).
DAHLBERG, Ingetraut. Teoria do conceito. Ciência da Informação, Rio de Janeiro, v.7, n.2, p. 101-107, jul./ dez. 1978.
Grupo de Trabajo de Archiveros Municipales de Madrid. Manual de tipologia documental de los municipios. Madrid: Consejeria de Cultura de la Comunidad de Madrid, 1988. (Archivos, Estudios, 2).
LOPEZ, André Porto Ancona. Tipologia documental de partidos e associações políticas brasileiras. São Paulo: Programa de pós-graduação em História Social da Universidade de São Paulo; Ed. Loyola, 1999. 151p. (Série Teses).
SCHELLENBERG, T.R. Arquivos modernos: princípios e técnicas. Tradução de Nilza Teixeira Soares. 2ª ed. – Rio de Janeiro: Editora Fundação Getúlio Vargas, 2002
SOUZA, Renato Tarciso Barbosa. Classificação de documentos arquivísticos: trajetória de um conceito. Arquivística. net (www.arquivistica.net ), Rio de Janeiro, v.2, n. 2, p 120-142, ago./dez. 2006.
ANEXOS
ANEXOS
O PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
Área-meio
1 Regulamentação
- regimento CAArq
- regimento eleitoral
- atos da direção da FCI
- resoluções UnB
2 Articulação interna
-2.1 Diretoria
- convocatória reunião da diretoria do CAArq UnB
- atas de reuniões da diretoria
-2.2 Comissão eleitoral
-Calendário de eleição (emitido pela comissão)
-ficha de inscrição de chapa
-Declaração de Chapas aptas (emitido pela comissão)
-cédulas de votação (votos válidos, nulos, brancos)
-lista de alunos votantes
-Apuração de votos (emitido pela comissão)
- Convocação para posse da chapa eleita (emitido pela comissão assinado pelos membros da chapa)
3 Arrecadação de recursos
3.1 festas
3.1.1 Recepção calouros
- notas fiscais de compra
- relatório de arrecadação
3.1.2. happy hours
- notas fiscais de compra
- relatório de arrecadação
3.2 vendas
3.2.1 Vendas de rifas
- notas fiscais de compra
- relatório de arrecadação
3.2.2 Vendas de camisetas
- notas fiscais de compra
- relatório de arrecadação
3.2.3 Vendas de livros
- notas fiscais de compra
- relatório de arrecadação
Área-fim
4 Atividades acadêmicas
4.1 Representação estudantil
4.1.1 Convocatórias
- reunião conselho FCI
- reunião colegiado Arquivologia
- reuniões DEA/DAC
4.1.2 Relatórios
- reuniões conselho FCI
- reuniões colegiado Arquivologia
4.2 Promoção de eventos
4.2.1 Palestras, workshops
4.2.1.1 -Plano do evento, notas fiscais de compra
4.2.1.2 – palestrante – estudante (apresentação/palestra)
4.2.1.3 - - relação de inscritos -modelo de comprovante de participação em evento
4.2.1.4 - material de divulgação
4.2.2 Viagens
4.2.2.1 Solicitações à FCI / Reitoria
4.2.2.2- dossiês por evento
5 Atividades não-acadêmicas
5.1 práticas desportivas
5.1.1 representação oficial do CAARQ UnB
- relação de alunos por modalidade e categoria
5.1.2. dossiês JIUNB’S por ano
5.1.3 gincana interna dossiê por evento
- notas fiscais de compras
- programação do evento
- fotografias
_______________________________________________________________________
[1] Trâmite ou tramitação “é a seqüência de diligencias e ações prescritas para o andamento de documentos de natureza administrativas, até seu julgamento ou solução” (BELLOTTO; CAMARGO, 1996, p. 74), ela é gerada pelos procedimentos burocráticos, ou seja, os documentos são produzidos visando uma ação." (ALMEIDA, 2007)
